Koszty uzyskania przychodu w 2026 r.

Cztery kwoty z art. 22 ust. 2: ryczałt, nie rachunki

Pracownik nie zbiera paragonów za paliwo ani biletów miesięcznych, żeby mieć koszty. Ustawa o PIT przyjmuje je ryczałtem, w czterech wariantach. Przy jednym stosunku pracy to 250 zł miesięcznie i 3 000 zł rocznie. Przy kilku stosunkach pracy jednocześnie obowiązuje łączny limit 4 500 zł rocznie. Dla osób dojeżdżających z innej miejscowości kwoty rosną do 300 zł miesięcznie i 3 600 zł rocznie, a przy kilku etatach i dojazdach do 5 400 zł.

Te same kwoty obowiązują przy stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy i pracy nakładczej. Nie zależą od wynagrodzenia, wieku ani stażu: prezes zarządu na etacie i stażysta mają ten sam ryczałt. Nie zależą też od wymiaru czasu pracy, co ma znaczenie przy niskich pensjach. Jedyne ograniczenie miesięczne polega na tym, że koszty nie mogą zrobić z podstawy opodatkowania liczby ujemnej.

Na pasku wypłaty koszty widać zwykle w osobnym wierszu „koszty uzyskania przychodu” albo w opisie podstawy opodatkowania. Jeśli widnieje tam 250 zł, a od lat dojeżdżasz z innej gminy, prawdopodobnie nikt nie dostał od Ciebie oświadczenia.

Gdzie koszty wchodzą do rachunku zaliczki

Koszty nie zmniejszają pensji, tylko podstawę, od której liczy się podatek. Przy 7 000 zł brutto płatnik odejmuje najpierw składki społeczne pracownika, 960 zł, potem koszty, 250 zł, i dopiero od tego, co zostanie, po zaokrągleniu do pełnych złotych, czyli od 5 790 zł, liczy 12 %. Od wyniku odejmuje jeszcze 300 zł, jeśli masz złożony PIT-2. Zaliczka wynosi w tym przykładzie 395 zł.

Z tego wynika prosta zasada: każda złotówka kosztów jest warta tyle, ile Twoja stawka podatku. W pierwszym progu to 12 % kwoty kosztów, w drugim 32 %. Koszty nie wpływają natomiast na składki ZUS ani, poza bardzo niskimi pensjami, na składkę zdrowotną. Dlatego zmiana z 250 zł na 300 zł nie rusza żadnego innego wiersza na pasku poza zaliczką i kwotą netto.

Kiedy przysługuje 300 zł: warunek „dojeżdżającego”

Art. 22 ust. 2 pkt 3 stawia dwa warunki. Pierwszy: miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Drugi: pracownik nie dostaje dodatku za rozłąkę. Przepis nie wymaga, żebyś codziennie jeździł, nie określa minimalnej odległości i nie pyta o środek transportu. Osoba mieszkająca tuż za granicą miasta spełnia warunek, ktoś mieszkający na drugim końcu tego samego dużego miasta już nie.

Płatnik nie sprawdza tego sam. Zgodnie z art. 32 ust. 7 zaczyna stosować podwyższone koszty dopiero po Twoim oświadczeniu, że warunek jest spełniony. Jeśli się przeprowadzisz do miejscowości, w której pracujesz, oświadczenie przestaje być prawdziwe i trzeba je skorygować, bo za zaniżone zaliczki odpowiadasz Ty.

Wyższe koszty obniżają podstawę opodatkowania o 50 zł, a podatek o tę kwotę razy stawkę. Stąd 6 zł miesięcznie, dopóki jesteś w pierwszym progu. Przy 15 000 zł brutto część roku wpada w drugi próg, gdzie ta sama różnica w kosztach jest warta 16 zł miesięcznie, więc roczny zysk rośnie do 192 zł. To niewiele, ale za darmo: wystarczy jedna kartka papieru.

Kilka umów o pracę i limity 4 500 zł lub 5 400 zł

Każdy pracodawca widzi tylko swoją umowę, więc co miesiąc stosuje pełne 250 zł. Przy dwóch etatach przez cały rok płatnicy odliczą razem 6 000 zł, a limit z art. 22 ust. 2 pkt 2 to 4 500 zł. Nadwyżkę, 1 500 zł, wyrównasz w zeznaniu rocznym, co w pierwszym progu oznacza około 180 zł dopłaty. Przy kosztach podwyższonych u obu pracodawców nadwyżka wynosi 1 800 zł, a dopłata około 216 zł.

Kwoty nie są duże, ale zaskakują osoby, które spodziewały się zwrotu. Jeśli chcesz uniknąć dopłaty, możesz złożyć jednemu z pracodawców wniosek o liczenie zaliczek bez miesięcznych kosztów (art. 32 ust. 6). Zaliczki u niego wzrosną, a w zeznaniu wykażesz koszty do wysokości limitu. Ta sama logika dotyczy kwoty zmniejszającej podatek, którą przy kilku płatnikach dzieli się w oświadczeniu PIT-2.

Limit łączny dotyczy umów trwających równocześnie. Jeśli zmieniasz pracę w trakcie roku i jeden etat kończy się, zanim zacznie się drugi, pracujesz u kolejnych płatników po sobie, a nie jednocześnie, i każdy miesiąc ma swoje 250 zł.

Zlecenie i dzieło: 20 % zamiast stałej kwoty

Przy umowie zlecenie i o dzieło nie ma ryczałtu kwotowego. Art. 22 ust. 9 pkt 4 przewiduje 20 % przychodu, z tym że na zleceniu liczy się je od kwoty pomniejszonej o składki społeczne potrącone przez zleceniodawcę. Przy zleceniu na 5 000 zł brutto składki to 563 zł, a koszty 887 zł. Umowa o dzieło zwykle nie podlega składkom, więc ten sam procent liczy się od pełnych 5 000 zł: koszty wynoszą 1 000 zł.

Procent działa w obie strony. Przy dużych umowach koszty zleceniobiorcy są wielokrotnie wyższe niż 250 zł pracownika, przy drobnych mniejsze. Wyjątek stanowią umowy do 200 zł zawarte z osobą, która nie jest pracownikiem płatnika: tu podatek jest zryczałtowany i kosztów nie odlicza się wcale. Pełne zestawienie obu umów, ze składkami i netto, znajdziesz w poradniku zlecenie czy dzieło.

Koszty autorskie 50 % w skrócie

Jeśli w ramach umowy o pracę, zlecenia lub dzieła tworzysz utwór i przenosisz na płatnika prawa autorskie, do wynagrodzenia za tę część pracy stosuje się koszty 50 % zamiast ryczałtu czy 20 %. Roczny limit tych kosztów to 120 000 zł, czyli górna granica pierwszego progu skali. Na etacie dotyczy to tylko tej części pensji, która jest wynagrodzeniem za przeniesienie praw; reszta zachowuje zwykłe 250 zł.

To osobny temat, z własnymi pułapkami: kto może z niego korzystać, jak dzielić pensję i co dzieje się po przekroczeniu limitu. Opisuje go poradnik o kosztach autorskich, a kalkulator poniżej pozwala sprawdzić efekt na własnej pensji.

Koszty przy uldze dla młodych i w zeznaniu rocznym

Osoba przed 26. urodzinami, której przychód korzysta z ulgi dla młodych, nie płaci podatku od zwolnionej części, więc koszty nie mają od czego być odjęte. Art. 22 ust. 3b mówi wprost, że przy zwolnieniu koszty pracownicze i koszty zlecenia stosuje się najwyżej do wysokości tej części przychodu, która podlega opodatkowaniu. Koszty zaczynają realnie działać dopiero od miesiąca, w którym wyczerpiesz limit zwolnienia; więcej o tym w poradniku o uldze dla młodych.

W zeznaniu rocznym koszty pracownicze wykazuje się w wysokości ustawowej, niezależnie od tego, co stosował płatnik. Jeśli przez część roku miałeś oświadczenie o dojazdach, a przez część nie, koszty liczy się miesiąc po miesiącu. Netto z kosztami podstawowymi lub podwyższonymi policzysz w kalkulatorze wynagrodzeń.